Jusqu’à présent, aucune précision sur les modalités de preuves du remboursement des frais d’essence n’était donnée en cas d’évaluation forfaitaire. Depuis le 1er Juillet, des précisions ont été apportées sur les modalités de preuves à fournir par l’employeur pour justifier l’absence de prise en charge personnelle de carburant.
Focus sur les justificatifs admissibles
Lorsqu’un véhicule d’entreprise est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature.
L’avantage en nature sera évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.
Si l’employeur choisit d’évaluer l’avantage en nature sans prise en charge des frais de carburant personnels sur la base des dépenses réellement engagées, la preuve de la prise en charge du carburant par le salarié peut être apportée par tout moyen.
Si l’employeur choisit d’évaluer l’avantage en nature sur la base d’un forfait sans prise en charge des frais de carburant personnels, la difficulté, en cas de contrôle URSSAF, sera de prouver les dépenses de carburant effectuées à titre professionnel et celles effectuées à titre personnel.
A défaut de pouvoir distinguer l’utilisation du véhicule à titre professionnel et personnel, l’URSSAF estimera qu’il y a une présomption d’utilisation à des fins personnelles et redressera cet avantage sur la base d’un forfait avec prise en charge des frais de carburant personnels.
L’administration donne une liste non exhaustive des moyens de preuves admissibles :
- Le fait d’imposer au salarié d’effectuer le plein avec une carte carburant le vendredi soir et de lui imposer également un plein le lundi matin à sa charge peut constituer un moyen de preuve suffisant ;
- Quand sur les factures le nombre total de litres de carburant payés par l’entreprise correspond au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel multiplié par la consommation moyenne du véhicule aux 100 km, ces éléments constituent une présomption suffisante pour apprécier la prise en charge par le salarié du carburant utilisé à titre privé ;
- Les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous peuvent aussi constituer des éléments de preuves suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel.
En revanche, le blocage de la carte essence pendant le week-end ne suffit pas à prouver que le salarié paie son carburant, le plein ayant pu être effectué la veille du repos hebdomadaire. Il y a donc tout intérêt à ce que le salarié fournisse régulièrement à l’employeur des factures de carburant personnelles datées (notamment des week-ends ou des périodes de congés).