Politique de confidentialité SYGNATURES
Le Règlement Général sur la Protection des Données
Cadre général
Le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018.
L’objectif est de protéger tous les citoyens de l’Union européenne en rendant le traitement des informations transparent et conforme aux fins pour lesquelles elles ont été fournies
En tant que partenaire de confiance des professionnels, SYGNATURES souhaite que ses clients soient informés quant à la sécurité de leurs données. En corrélation avec les valeurs et principes de SYGNATURES, la confidentialité des données de ses clients est au cœur de ses préoccupations. Dans le cadre de son approche du RGPD, SYGNATURES s’engage à protéger les données personnelles de ses clients. Pour cela :
- Nos processus de traitement des données sont régulièrement évalués et améliorés ;
- Nos collaborateurs sont formés et sensibilisés à l’usage des données personnelles ;
- Nous faisons appel à des sous-traitants (prestataires informatiques principalement) qui respectent le RGPD.
Enfin, en tant que cabinet inscrit à l’Ordre des Experts-Comptables de Toulouse Midi-Pyrénées et aux Compagnies Régionales des Commissaires aux comptes de Toulouse et d’Agen, SYGNATURES est tenu au respect du secret professionnel dans les conditions décrites dans les codes de déontologies applicables.
La mise en œuvre du RGPD par SYGNATURES
Données personnelles collectées et traitements associés
SYGNATURES traite des données à caractère personnel (telles que votre prénom, votre nom, le nom de votre société, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique ainsi que vos coordonnées bancaires) qui ont été communiquées de façon volontaire ou qui ont été obtenues comme suit :
- Dans le cadre de la réalisation des missions que nos clients nous ont confiées (Commissariat aux comptes, établissement de la paie, établissement des comptes annuels, missions de conseil juridique et fiscal, etc.) ;
- Par l’intermédiaire des formulaires de contact ou de réponse à une offre d’emploi figurant sur notre site internet.
Sans qu’un consentement exprès soit demandé, les données à caractère personnel sont traitées :
- Pour l’accomplissement de nos obligations contractuelles prévues dans les lettres de mission que nous avons conclues avec nos clients ;
- Pour adresser à ces derniers des notes d’informations portant sur des thématiques sociales, fiscales, comptables ou autres sujets en lien avec l’activité des entreprises
- Éventuellement, pour l’exercice des droits de SYGNATURES, par exemple dans le cas de notre défense en cas de mise en jeu de notre responsabilité.
Accès à vos données personnelles et stockage
Les données personnelles détenues sont accessibles :
- Aux collaborateurs de SYGNATURES ;
- Aux collaborateurs de nos clients dument habilités partageant des données personnelles sur les outils collaboratifs mis à disposition par SYGNATURES (exemple : partage des données de paie sur un portail accessible en mode Saas, mise à disposition du logiciel de production comptable)
- A des sociétés tierces qui assurent une mission de sous-traitance pour le compte de SYGNATURES (exemple : maintenance et sauvegarde du système informatique et des bases de données, éditeur du logiciel de paie, éditeur du logiciel de calcul de l’impôt sur le revenu)
SYGNATURES s’interdit de prêter ou céder vos données personnelles dans le cadre d’un usage commercial.
SYGNATURES s’est assuré auprès de ses prestataires que vos données personnelles sont conservées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.
Intégrité des données et durée de conservation
SYGNATURES à une politique d’accès aux données très stricte par l’utilisation de mots de passe et par une sensibilisation permanente de ses collaborateurs. Cette sensibilisation se traduit par des sessions de formation et par la présence d’une clause de confidentialité dans leur contrat de travail.
SYGNATURES conserve vos données personnelles pendant toute la durée de la relation contractuelle. Nous sommes susceptibles également de les conserver même si vous décidez de ne plus utiliser nos services, notamment pour nous conformer à la législation applicable, répondre à un contrôle ou à un régulateur ainsi que pour faire valoir nos droits. Cette durée de conservation n’excèdera pas 20 ans à compter de la cessation de nos relations.
Vos droits
Vous disposez de droits sur les données personnelles vous concernant et détenues par SYGNATURES, notamment d’obtenir communication de ces données, de nous demander de les corriger ou de les compléter.
Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à l’adresse suivante :
SAS SYGNATURES – Service RGPD –
8 chemin de la Terrasse BP45122 –
31512 TOULOUSE CEDEX 5
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