La pandémie de COVID-19 a provoqué un essor spectaculaire du télétravail en France, qui est venu bousculer les modes traditionnels d’organisation du travail des organismes publics et privés. Le Gouvernement avait ainsi institué le télétravail obligatoire pour faire face aux différentes vagues épidémiques.
Depuis le 2 février 2022, le Gouvernement a annoncé la fin du télétravail obligatoire. Néanmoins, le télétravail se généralisant, il est important de rappeler les règles à suivre et les bonnes pratiques pour définir de manière pérenne ce mode de travail.
Mise en place du télétravail :
Par principe et hors période de pandémie, la mise en place du télétravail peut se faire :
- soit par accord d’entreprise,
- soit par l’élaboration d’une charte par l’employeur en collaboration avec le CSE s’il existe ;
Ces deux modes de mise en place doivent être privilégiés si l’entreprise entend rendre cette pratique de travail habituelle dans l’entreprise.
- soit d’un commun accord entre les parties concernées quand ce mode d’organisation du travail n’est utilisé qu’occasionnellement.
Dans le document de mise en place de ce mode d’organisation du travail, les éléments suivants devront notamment être étudiés :
- les conditions de passage en télétravail, en particulier, en cas d’épisode de pollution ;
- lieu du télétravail ;
- nombre de jours télétravaillés ;
- équipements de travail fournis ;
- prise en charge des coûts liés au télétravail ;
- conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
- modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
- modalités de contrôle du temps de travail ;
- détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;
- modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail ;
- modalités d’accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail ;
- indemnité éventuelle de télétravail.
Dans tous les cas, si l’entreprise dispose d’un CSE, il sera essentiel de le faire participer au projet de mise en place du Télétravail.
La CNIL met à disposition des entreprises des outils et des conseils pour la mise en place du télétravail via le lien suivant « https://www.cnil.fr/fr/teletravail-les-regles-et-les-bonnes-pratiques-suivre ».
Nous proposons ainsi de reprendre les interrogations récurrentes des employeurs à ce sujet.
L’employeur peut-il contrôler l’activité des salariés en télétravail ?
Le télétravail n’étant qu’une modalité d’organisation de travail, l’employeur conserve, au même titre que lorsque le travail est effectué sur site, le pouvoir d’encadrer et de contrôler l’exécution des tâches confiées à son salarié. Si différents outils existent et peuvent être mis en place pour suivre l’activité des salariés en télétravail, le pouvoir de direction de l’employeur ne doit pas être exercé de manière excessive.
Si un système de contrôle du temps de travail est mis en place par l’employeur, il doit :
- avoir un objectif clairement défini et ne pas être utilisé à d’autres fins,
- être proportionné au but recherché,
- nécessiter une information préalable du personnel.
Des dispositifs de surveillance permanente tels que laisser allumer sa webcam toute la journée, partager de manière permanente son écran, obliger le salarié à effectuer des actions pour monter sa présence, etc… seraient des systèmes jugés excessifs.
La réflexion pourrait donc porter, par exemple, sur un contrôle de la réalisation des objectifs ou encore l’établissement d’un compte rendu régulier du salarié.
En cas d’utilisation du matériel personnel du salarié, quelles sont les précautions à prendre ?
L’usage d’équipements informatiques personnels dans un contexte professionnel est connu sous l’acronyme de « BYOD » qui est l’abréviation de l’expression anglaise « Bring Your Own Device » (Apportez votre équipement personnel de communication).
L’employeur est responsable de la sécurité des données personnelles de son entreprise, y compris lorsqu’elles sont stockées sur des outils dont il n’a pas la maîtrise physique ou juridique, mais dont il a autorisé l’utilisation pour accéder aux ressources informatiques de l’entreprise.
Par ailleurs, si l’employeur est en principe libre d’accéder aux données présentes sur l’équipement professionnel confié au salarié, car présumées avoir un caractère professionnel, ce n’est pas le cas pour les données figurant sur l’équipement personnel de ses employés.
Le recours au BYOD est donc une décision qui doit être prise après avoir mis en balance les intérêts et les inconvénients présentés par cet usage qui brouille la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle.
Un employeur peut-il obliger un salarié à activer sa caméra lors d’une réunion ?
Le recours à la visioconférence depuis leur domicile ne devrait pas conduire les salariés à révéler davantage d’informations personnelles que lors d’une réunion sur leur lieu de travail. La CNIL invite donc les employeurs à privilégier les solutions de visioconférence qui permettent aux utilisateurs de flouter l’arrière-plan, afin de permettre aux participants de ne pas faire apparaître dans la visioconférence les images de leur domicile (qui peuvent révéler des informations privées) ou les tiers qui passeraient dans le champ de vision de la caméra.
Lorsqu’un tel dispositif est en place, l’employeur peut demander à ses salariés d’activer leur caméra pendant une réunion, afin que ceux-ci soient visibles comme ils le seraient si la réunion se déroulait sur le lieu de travail.
Lorsqu’il n’est pas possible ou souhaitable de recourir à un dispositif de floutage, l’employeur ne peut pas imposer systématiquement l’activation de leur caméra aux salariés en télétravail qui participent à des visioconférences. Son activation doit donc, en principe, être laissée à l’appréciation des salariés dans la mesure où, dans la plupart des cas, une participation via le micro est suffisante.
Néanmoins, dans des cas particuliers (tels qu’un entretien « RH », une rencontre avec des clients extérieurs ou la présentation de nouveaux arrivants, etc …), l’employeur peut imposer le déclenchement de la caméra. Lorsque c’est possible, il est préférable d’en avoir au préalable informé le ou les salariés qui pourront s’organiser en conséquence (choix d’une pièce adéquate, etc…).
Quelle indemnisation du télétravailleur ?
Par principe, l’entreprise prend en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur.
L’employeur peut ainsi opter pour 2 moyens de remboursement des frais liés au télétravail :
1. Selon la méthode des frais réels
L’ensemble des frais engagés par le salarié en situation de télétravail qui sont nécessaires pour son activité professionnelle, sont considérés comme des frais professionnels et sont donc exclus de l’assiette des cotisations sociales.
Il convient de pouvoir récupérer les justificatifs réels des frais engagés : les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel, les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique et les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.
2. Selon un forfait :
Solution alternative au remboursement des frais réels : l’Allocation forfaitaire. Cette allocation forfaitaire de télétravail, dont le montant varie selon le nombre de jours de télétravail, sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales.
Cette allocation est destinée à couvrir les frais sans justificatif.
La limite à ne pas dépasser pour bénéficier de l’exonération de charges sociales est de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.
Cette allocation forfaitaire exonérée passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, etc… ou 2,50 euros par jour de télétravail dans la limite de 55 euros par mois. Cette méthode d’évaluation oblige donc l’entreprise à tenir un système de suivi des jours télétravaillés.